Ban quản trị chung cư đóng vai trò rất quan trọng trong việc góp phần xây dựng cuộc sống của các cư dân trở nên an toàn, tiện lợi, và đảm bảo cho cư dân được tận hưởng tất cả các dịch vụ tiện ích của khu dân cư đó. Mặc dù nhà nước đã ban hành các quy định về việc thành lập Ban quản trị nhà chung cư, hiện nay các mô hình đó vẫn hoạt động chưa thực sự hiệu quả.

Với kinh nghiệm quản lý thành công nhiều dự án chung cư lớn tại Việt Nam, PMC luôn nỗ lực hỗ trợ chủ đầu tư cũng như cộng đồng cư dân trong việc tư vấn về quy trình thành lập, cách thức hoạt động hiệu quả nhất sao cho mọi cư dân đều có thể chủ động tham dự vào mọi hoạt động, giải quyết mọi vấn đề xảy ra tại khu chung cư đó. Từ đó, vai trò của Ban quản trị mới thực sự phát huy hiệu quả, tạo sự ưu ái, thiện cảm và tin tưởng của mọi cư dân.

Sự hỗ trợ, tư vấn của PMC bao gồm:

Chuẩn bị cho Hội nghị nhà chung cư

• Làm việc với chủ đầu tư để chuẩn bị tổ chức hội nghị và có văn bản đề xuất gửi Cơ quan chức Quận.
• Phối hợp với chủ đầu tư chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ để tổ chức hội nghị như: Đơn xin tổ chức Hội nghị nhà chung cư của Chủ đầu tư; công văn đề nghị tổ chức Hội nghị nhà chung cư bầu Ban Quản trị của Chủ đầu tư; Dự thảo bản nội quy nhà chung cư, danh sách sự kiến những người tham gia Ban Quản trị; Báo cáo công tác quản lý vận hành, bảo trì, bảo dưỡng và báo cáo tài chính của các đơn vị được giao thực hiện vận hành, bảo trì; Báo cáo đề xuất lựa chọn doanh nghiệp quản lý vận hành, doanh nghiệp bảo trì nhà chung cư; Hồ sơ quy hoạch chi tiết và dự án đầu tư được duyệt; Bản vẽ hoàn công của công trình hạ tầng bên ngoài và phần sở hữu chung của nhà chung cư (nếu không có thì chủ đầu tư phải khôi phục, đo vẽ lại); Giấy tờ pháp lý liên quan đến nhà chung cư; Giấy chứng nhận phù hợp chất lượng công trình; Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn phòng cháy chữa cháy; Dự kiến thời gian tổ chức Hội nghị nhà chung cư và các vấn đề khác có liên quan (nếu có).
• Tư vấn bổ nhiệm trưởng ban tổ chức Hội nghị và soạn thảo các thông tin về các chủ sở hữu trong khu chung cư.
• Hỗ trợ việc kiểm tra đầy đủ các thông tin và xác nhận về danh sách các chủ sở hữu tham dự.

Thông báo về Hội nghị nhà chung cư

• Hỗ trợ thông báo chi tiết về ngày, giờ, địa điểm cũng như lịch trình của nghị nghị, trong đó nêu rõ các nội dung về việc thành lập Ban quản trị.
• Hỗ trợ việc thông báo về Hội nghị đến các chủ căn hộ và các thành phần tham dự có liên quan.
• Dán thông báo và các nội dung liên quan trước khi Hội nghị diễn ra.
• Cung cấp mẫu ủy quyền tham dự hội nghị.
• Xác định các giấy ủy quyền hợp lệ (giấy ủy quyền phải theo đúng mẫu quy định của chung cư đó, và có dấu hoặc chữ ký của các bên liên quan.)
• Thông báo cho các chủ sở hữu nếu giấy ủy quyền không hợp lệ.
• Giấy ủy quyền phải nộp về ban tổ chức trước thời gian diễn ra ra Hội nghị nhà chung cư (hạn nộp giấy ủy quyền do ban tổ chức chung cư đó quy định)

Quá trình tổ chức Hội nghị

• Đảm bảo số lượng người tham dự theo Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư.
• Ban tổ chức phải ghi lại rõ tên, căn hộ và những người được ủy quyền tham dự cuộc họp.
• Đưa ra các vấn đề cần lấy ý kiến biểu quyết trong cuộc họp như: bầu Ban quản trị, chỉ định công ty quản lý, các vấn đề liên quan đến tài chính, phí quản lý, bảo trì,….
• Tiến hành bỏ phiếu, kiểm phiếu và lập biên bản.
• Các quyết định được thông qua bởi đa số phiếu bầu của chủ sở hữu, trong đó các trường hợp không được tính bao gồm: các chủ sở hữu không tham gia cuộc họp; các chủ sở hữu tham gia nhưng không bỏ phiếu; các phiếu trống hoặc phiếu không hợp lệ; phiếu trắng

Sau khi tổ chức hội nghị nhà chung cư

• Ban tổ chức chuyển giao các hồ sơ, giấy tờ, biên bản trong Hội nghị cho Ban quản trị. Lưu trữ bản sao quyết định bổ nhiệm thành viên (có bao gồm các thông tin cá nhân) hoặc chứng nhận việc bổ nhiệm các vị trí của Ban quản trị.
• Đăng ký hoạt động của Ban quản trị đến cơ quan quản lý của Quận và gửi các hồ sơ đăng ký bao gồm: Công văn đề nghị công nhận thành viên Ban quản trị (ghi rõ thông tin cá nhân); Biên bản họp hội nghị nhà chung cư để bầu Ban Quản trị; Biên bản kiểm phiếu Ban quản trị nhà chung cư; Biên bản họp thành viên Ban Quản trị; Nội quy nhà chung cư được trên 50% cư dân đang sống tại tòa nhà thông qua tại hội nghị nhà chung cư.
• Ngày thành lập của Ban quản trị chính là ngày giấy đăng kí hoạt động được Cơ quan Quận cấp phép.